Gestione delle mail: come smaltire il lavoro

Nell’ambito lavorativo uno degli aspetti più noiosi, ma necessari, riguarda il rispondere alle e-mail: purtroppo però, soprattutto quando si rientra dal weekend, ci ritrova sommersi da una marea di posta da rispondere.

Tutto ciò ovviamente comporta un ritardo nell’inizio del proprio lavoro, arrivando così alla fine della giornata che spesso non si è concluso niente.

Se da un lato l’e-mail viene considerata come il male assoluto, dall’altro purtroppo è un aspetto fondamentale del proprio lavoro, dal momento che spesso è un modo anche per interfacciarsi con i clienti.

Tuttavia, per far sì che questa attività non vada ad intaccare la propria produttività, il noto consulente aziendale Mark Hurst, scrittore del Bit Literacy: Productivity in the Age of Information and E-Mail Overload, intervistato da Forbes, ha dichiarato di aver individuato un metodo che potrebbe modificare la gestione delle mail in arrivo di molte persone e poter migliorare così la propria qualità del lavoro.

Nello specifico, si possono individuare 6 punti chiave nella gestione delle mail che quotidianamente arrivano e alle quali bisogna rispondere.

1. Eliminare tutte quelle mail delle quali non si ha più bisogno. Ciò significa che bisogna cancellare tutte quelle mail che riguardano: riunioni, newsletter, mail di risposte di una sola parola, spam da parte di insoliti uomini d’affari o venditori online che vogliono rifilarsi prodotti o videocorsi.
2. Sarebbe opportuno ordinare le mail per mittente, in modo da evidenziare tutte quelle mail da poter cestinare tutte insieme.
3. Archiviare le e-mail che possono essere utili in un futuro. Questo passo implica messaggi importanti, foto, documenti e grafici. Quest’azione su gmail è possibile farla mediante il pulsante di archiviazione.
4. Bisogna fare attenzione a che la propria casella non abbia e-mail non ancora aperte o cose da fare, assicurandosi ovviamente di lasciare come non lette solo e-mail che non richiedono una risposta repentina.
5. Regola dei due minuti: si tratta di una regola fondamentale da seguire che consiste nel completare tutte le cose da fare che si possono gestire in circa due minuti e poi procedere a cancellare il tutto.
6. È opportuno spostare i vari elementi dei quali ci si deve occupare in una to-do-list, inserendo cioè i vari elementi dei quali occuparsi in una cartella differente dalle mail in entrate e che possa contenere tutto l’elenco delle cose da fare.

L’obiettivo principale è quello di avere la casella di posta vuota, dal momento che la propria e-mail non è concepita come una lista di elementi da conservare, una rubrica, un insieme di note o elementi di archiviazione, ma si tratta solo di una memoria temporanea.